Bacaterus / Tips Microsoft Office / Tutorial Membuat Template Surat Dinas dan Kop Suratnya

Tutorial Membuat Template Surat Dinas dan Kop Suratnya

Ditulis oleh - Diperbaharui 28 Mei 2019

Di zaman digital ini, berkirim-kirim surat mungkin bukan lagi hal yang lazim bagi banyak orang. Di masa lalu, ketika media komunikasi jarak jauh secara elektronik belum banyak, orang-orang masih mengandalkan surat dan layanan pos untuk berkirim pesan.

Setelah teknologi berkembang dan semakin mudah dijangkau masyarakat, terutama setelah lazimnya berkirim-kirim pesan dengan aplikasi perpesanan singkat seperti SMS dan dilanjutkan oleh aplikasi instant messaging, surat-menyurat semakin jarang digunakan. Meskipun begitu, bukan berarti surat-menyurat sama sekali ditinggalkan.

Kini surat-menyurat bisa dilakukan melalui jaringan internet dengan platform surel (e-mail). Namun begitu ada pula yang masih menggunakan surat berbentuk kertas. Mana pun pilihanya, surat-menyurat masih dilakukan di masyarakat, terutama di lingkungan dinas dan formal. Surat yang digunakan dalam lingkungan dinas dan formal dikenal dengan istilah surat dinas.

Definisi Surat Dinas

Surat Dinas

Dengan merujuk pada KBBI edisi V, secara umum surat didefinisikan sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis sesuatu. Di atas lembar surat itulah tercantum maksud dari pengirim surat. Maka dari itu, surat dianggap sebagai sebuah media komunikasi yang berfungsi menyampaikan pesan tertulis.

Ahmad dalam Awaludin (2017:215) mendefinisikan surat dinas sebagai “surat-surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor jawatan pemerintah, yang tidak termasuk dalam jenis surat keluarga, pribadi, atau surat cinta.” Sejalan dengan itu, Suparjati, dkk (2000) mengatakan bahwa surat dinas juga disebut surat resmi atau surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan dikeluarkan oleh instansi resmi dan memuat pengesahan atau penguatan oleh seorang pejabat yang berkepentingan.

Awaludin (2017:215) menyebutkan fungsi-fungsi surat dinas:

  1. sebagai media komunikasi,
  2. sebagai dokumen tertulis,
  3. sebagai alat pengingat dan bukti historis,
  4. sebagai pedoman kerja,
  5. sebagai wakil/duta, dan
  6. sebagai cermin profesionalisme dan kualitas sebuah lembaga.

Contoh surat dinas sendiri bermacam-macam dan bisa saja berbeda-beda antara satu lembaga dengan lembaga lainnya. Namun begitu, surat dinas secara garis besar memiliki bentuk yang baku sehingga perbedaan di antara surat-surat di tiap lembaga itu tidak akan terlalu banyak.

Ciri-ciri dari surat ini adalah gaya bahasanya yang resmi, bentuknya yang baku, dan adanya unsur-unsur wajib seperti kop surat. Lengkapnya, bagian-bagian dari surat dinas itu antara lain

  1. titimangsa,
  2. nomor surat,
  3. perihal,
  4. lampiran,
  5. alamat surat,
  6. salam pembuka,
  7. isi,
  8. salam penutup,
  9. penanggung jawab surat,
  10. tembusan, dan
  11. inisial

Adanya struktur yang baku dan unsur-unsur wajib dalam struktur surat dinas berarti bentuk surat dinas umumnya sama, kecuali pada pesan dan isian masing-masing unsurnya. Maka dari itulah, seringkali di kantor-kantor, para pengetik surat dinas memiliki satu dokumen panduan yang dikenal sebagai template.

Template adalah sebuah dokumen konsep yang berisi elemen-elemen baku dari suatu dokumen. Elemen-elemen baku ini adalah elemen yang isinya dapat diubah atau disesuaikan dengan kebutuhan pesan dalam surat, namun tetap mempertahankan kelengkapan unsur-unsur itu sendiri.

Dengan adanya dokumen template, kita bisa membuat sebuah surat dinas yang lengkap dengan cepat karena kita hanya mengubah bagian-bagian tertentu seperti tanggal, nomor surat, perihal, lampiran, dan pesan yang ingin disampaikan. Selebihnya, bagian-bagian lain seperti kop, penanda tangan, stempel dan sebagainya tidak perlu dibuat kembali satu per satu karena sudah menjadi bagian dari template.

Tutorial berikut ini akan menjelaskan cara pembuatan template surat dinas yang lengkap dengan kop surat. Template ini dapat digunakan sebagai dokumen konsep yang nantinya digunakan secara berulang-ulang, tinggal diubah isi dan bagian-bagiannya.

Membuat Bagian-Bagian Surat Dinas

Sebelum membuat surat dinas, siapkan dulu dokumen surat yang akan diedit. Pertama, buat dokumen baru, lalu atur ukuran kertas dan margin teks melalui tab Page Layout. Setelah itu, baru buat satu per satu elemen surat dinas seperti berikut.

1. Kop Surat

Awaludin (2017:217)  menyebutkan “kop surat merupakan identitas lengkap lembaga, organisasi, kantor yang mengeluarkan surat. Identitas tersebut meliputi nama instansi, logo, atau lambang instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile.”

Pada sebuah surat dinas, kop surat biasanya diletakkan di bagian paling atas dari lembar surat. Apabila surat tersebut terdiri lebih dari satu lembar, kop surat hanya diletakkan di halaman paling awal. Kop surat juga dipisahkan dari bagian surat lain dengan suatu garis yang melintang pada satu baris halaman. Berikut ini contoh bentuk kop surat.

Untuk membuat kop surat, konseplah informasi apa saja yang akan dimasukkan ke bagian kop. Umumnya, sebuah kop surat akan memuat informasi tentang:

  1. nama instansi,
  2. organisasi (yang lebih besar) yang menaungi instansi,
  3. alamat instansi,
  4. kontak instansi, dan
  5. logo atau emblem instansi.

Selanjutnya, tuliskan satu per satu teks informasi instansi tersebut pada dokumen Anda.  Biasanya tiap unsur informasi di atas dipisahkan per baris. Oh ya, ingat pula aturan bahwa dalam penulisan teks kop surat yang baku tidak diperkenankan menggunakan singkatan, terutama pada alamat, kecuali untuk singkatan nama orang pada nama jalan.

Kop Surat

Setelah itu, atur posisi teks kop tersebut agar tersedia ruangan untuk penempatan logo instansi yang biasanya diletakkan di sebelah kiri kop surat. Teks tersebut juga biasanya diluruskan (aligned) dengan pelurusan tengah (center alignment).

Namun demikian, pengaturan posisi teks tersebut tidak bisa menggunakan alignment paragraf biasa karena pengukuran kelurusan tengah (centering) teks tersebut tidak mengacu pada tengah halaman. Jika menggunakan alignment center yang diukur dari tengah paragraf, tidak akan tersedia ruang kosong yang cukup untuk penempatan logo lembaga.

Maka dari itu, triknya adalah kita harus menggunakan tab stop alignment atau pelurusan teks menggunakan tab stop. Langkah-langkahnya seperti berikut.

  • Seleksi semua baris teks kop yang akan diluruskan.
  • Ubah pengaturan tab stop di ruler bar. Posisi tab stop terletak di kotak kecil yang menjadi titik pertemuan antara mistas horizontal dan mistar vertikal.
  • Klik satu kali indikator tab stop untuk mengubahnya ke mode center tab. Ikon center tab berbentuk huruf T terbalik seperti pada gambar berikut.

Kop Surat 1

  • Klik ruler bar pada posisi yang dikira-kira cukup untuk menjadi acuan pelurusan tengah dari teks kop surat.

Kop Surat 2

  • Selanjutnya, letakkan kursor ketikan di awal baris teks kop surat, lalu tekan tombol Tab pada keyboard. Satu baris teks akan berpindah posisi dan diluruskan bagian tengahnya dengan acuan pada posisi tab stop.

Kop Surat 3

  • Ulangi langkah nomor 5 pada tiap baris teks kop surat.

Kop Surat 4

  • Setelah itu, aturlah ukuran dan jenis huruf dari tiap baris teks kop surat. Jangan lupa sesuaikan ukuran spasi antarbaris jika perlu agar kop surat tidak memakan ruang halaman yang terlalu banyak.

Kop Surat 5

  • Jika posisi teks kop surat dirasa masih terlalu ke tengah dan kurang ke kanan, Anda dapat mengubah posisi teks tersebut dengan menyeleksinya kembali, lalu geser tab stop yang tadi dibuat pada ruler bar ke arah kanan.

Kop Surat 6

  • Setelah ruang kosong untuk logo dirasakan cukup, saatnya memasukkan logo instansi ke dalam teks kop surat tersebut.
  • Tempatkan kursor ketikan di posisi paling awal, yaitu pojok kiri atas halaman.
  • Klik tab Insert, lalu menu Pictures.

Kop Surat 7

  • Dari kotak dialog yang terbuka, cari file gambar logo yang ingin Anda masukkan. Setelah didapat, klik tombol Insert.

Kop Surat 8

  • Setelah gambar masuk ke dokumen, klik menu Text Wrapping yang muncul di samping gambar, lalu klik ikon In Front of Text, seperti yang terdapat pada gambar di bawah ini.

Kop Surat 9

  • Selanjutnya, resize ukuran gambar agar proporsional dengan teks kop surat dan ruang kosong yang tersedia.

Kop Surat 10

  • Di bawah teks kop surat biasanya terdapat garis pemisah yang memisahkan kop surat dari bagian-bagian lain dalam teks surat. Untuk membuat garis pemisah tersebut, ikut langkah-langkah berikut.
  • Letakkan kursor pengetikan di baris teks kop surat paling bawah.

Kop Surat 11

  • Pada tab menu Home klik tombol mata panah di sebelah kanan ikon Borders. Dari menu yang muncul, pilih menu Borders and Shading.

Kop Surat 12

  • Akan muncul sebuah kotak dialog Borders and Shading. Pilih jenis garis dari daftar pada kotak Style, lalu klik tombol Top Border, Right Border, dan Left Border untuk menonaktifkan border pada posisi atas, kiri, dan kanan teks kop. Jangan ganggu tombol Bottom Border, biarkan aktif, agar teks kop hanya mendapat garis border di bagian bawahnya! Sesuaikan pengaturan seperti pada gambar di bawah. Setelah penyetalan lengkap, klik tombol OK.

Kop Surat 13

  • Jika pengaturan yang Anda lakukan sudah benar, semestinya kop surat akan tampak seperti gambar berikut.

Kop Surat 14

2. Titimangsa

Titimangsa adalah tempat dan tanggal pembuatan surat. Titimangsa biasanya ditempatkan di pojok kanan teks surat, di bawah kop surat. Akan tetapi, jika surat dibuat dengan gaya full-block style, titimangsa ditempatkan di bagian pojok kiri. Untuk membuat titimangsa di posisi pojok kanan, Anda bisa menggunakan tab stop alignment seperti halnya pada kop surat.

  • Pertama, tuliskan titimangsa lengkap.

Titimangsa 1

  • Seleksi teks titimangsa tersebut, lalu buat left tab stop di posisi yang sekiranya cukup.

Titimangsa 2

  • Pindahkan teks titimangsa dengan tombol Tab.

Titimangsa 3

3. Nomor, Perihal, dan Lampiran

Identitas nomor surat, perihal surat serta lampiran surat ditempatkan setelah titimangsa. Ketiga unsur ini diletakkan di tepi kiri. Pembuatan ketiga unsur ini juga memanfaatkan tab stop.

  • Pertama, tuliskan teks nomor, perihal, dan lampiran. Agar tanda posisi tanda titik dua (:) yang mengikutinya bisa lurus, gunakan tombol Tab.

Nomor, Perihal, dan Lampiran 1

  • Setelah itu, seleksi semua teks tersebut, lalu buatkan tab stop untuk posisi tanda titik dua secara proporsional, agar posisinya seragam di setiap barisnya.

Nomor, Perihal, dan Lampiran 2

4. Alamat, salam pembuka, dan isi surat

Setelah nomor, perihal, dan lampiran adalah bagian alamat, salam pembuka, dan isi surat. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat.

  • Kata kepada dan ungkapan yang terhormat tidak perlu digunakan bersama-sama, pilih salah satu.
  • Ungkapan Yth (yang terhormat) tidak diikuti dengan kata sapaan Bapak atau Ibu, kecuali jika nama penerima tidak menggunakan gelar atau bukan berupa nama jabatan.
  • Alamat penerima surat tidak menggunakan singkatan. Tuliskan kata jalan atau nomor dalam bentuk utuh, bukan bentuk singkatan.

Berdasarkan aturan-aturan tersebut, berikut ini disajikan beberapa penulisan alamat surat yang benar.

Alamat, salam pembuka, dan isi surat 1

Setelah membuat alamat surat, buat pula salam pembuka. Salam pembuka bisa berupa ungkapan Dengan hormat atau salam berbahasa arab seperti Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Yang perlu diingat adalah salam berbahasa asing seperti bahasa arab, Inggris, atau bahasa daerah mesti ditulis dengan cetak miring.

5. Bagian perincian/pemerian dalam isi surat

Di dalam surat dinas, terutama yang berupa undangan atau pemberitahuan, biasa terdapat suatu pemerian. Pemerian adalah sebuah ungkapan yang diikuti dengan keterangan rincian dan biasanya diikuti dipisahkan dengan tanda titik dua.

Agar rapi, sebelum membuat bagian perincian yang menggunakan titik dua dalam surat, kita menggunakan tab stop alignment lagi. Buatlah tiga posisi tab stop: satu untuk awal baris, satu untuk posisi tanda titik dua, dan satu lagi untuk awal perincian. Contoh pemosisian tab stop dapat dilihat pada gambar berikut.

Bagian perincian 1

6. Tanda tangan dan nama pejabat

Tanda tangan dan nama pejabat 1

Setelah bagian penutup isi, surat dinas biasanya mencantumkan nama orang atau pejabat yang berwenang dalam mengeluarkan dan mengesahkan surat tersebut. Selain nama, juga dicantumkan jabatan dan tanda tangan pejabat yang bersangkutan serta cap (stempel) sebagai tanda pengesahan surat tersebut dikeluarkan oleh lembaga dan pejabat yang bersangkutan.

Pembuatan identitas pejabat dan kolom tanda tangan juga dapat menggunakan trik tab stop. Pertama, buat dua tab stop dengan alignment left, masing-masing untuk nama dan jabatan di sebelah kiri serta satu lagi untuk nama dan jabatan di sebelah kanan.

Penempatan posisi tab stop itu biasanya menggunakan acuan seperti berikut.

  • Nama dan jabatan di sebelah kiri diluruskan dengan penjorokan alinea isi surat. Jika surat dibuat dengan gaya full block (semua rata di kiri), tidak ada tab stop untuk nama dan jabatan di sebelah kiri.
  • Nama dan jabatan di sebelah kanan diluruskan dengan posisi titimangsa di awal surat.

Berdasarkan aturan tersebut, pembuatan tab stop dan pemosisian teks tanda tangan dan nama pejabat bisa mengikuti contoh pada gambar di atas.

7. Inisial dan tembusan

Inisial dan tembusan

Inisial adalah singkatan nama. Di bagian bawah surat resmi biasanya terdapat sepasang inisial yang dipisahkan dengan tanda garis miring. Dua inisial nama ini adalah inisial pengonsep surat dan inisial pengetik surat. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pembuat surat yang bisa dikontak jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut (Purwanto, 2007:17)

Bagian tembusan sendiri adalah daftar pejabat atau lembaga yang mendapat salinan dari surat tersebut. Salinan tersebut biasanya disimpan sebagai arsip. Bagian tembusan disusun di bagian kaki surat, diberi nomor. Kata tembusan sendiri ditulis tegak, diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.

Menyimpan File sebagai Template

Setelah semua bagian surat sudah lengkap, kita tinggal menyimpan file dokumen ini sebagai sebuah dokumen template. Sebenarnya bisa saja kita menyimpan file ini sebagai sebuah dokumen Word (docx ) biasa. Namun begitu, penyimpanan sebagai file docx berisiko melakukan pengubahan isi file konsep jika kita lupa menyimpan file surat yang baru dengan cara Save alih alih menggunakan Save As.

Menyimpan file dokumen template dilakukan seperti berikut.

  • Tekan tombol Ctrl + S. Pada layar penyimpanan dokumen, klik tombol Browse.

Menyimpan File sebagai Template 1

  • Di kotak dialog Save As yang muncul klik daftar Save as type. Pada daftar yang muncul pilih Word Template.

Menyimpan File sebagai Template 2

  • Selanjutnya, isikan nama file yang diinginkan. Lalu, klik tombol Save.

Menyimpan File sebagai Template 3

  • Jika penyimpanan template berhasil, dokumen template Anda akan ditampilkan pada layar pilihan template ketika Anda membuat dokumen baru.

Menyimpan File sebagai Template 4

Untuk membuka dokumen template tersebut ketika membuat dokumen baru, klik pada tombol “PERSONAL”. Lalu, klik nama template yang muncul pada daftar.

Demikianlah tutorial membuat template dokumen surat dinas yang lengkap dengan kop surat. Apabila ada pertanyaan yang ingin disampaikan berkaitan dengan tutorial ini, silakan masukkan di kolom komentar, ya! Tapi, kalau Anda butuh bantuan untuk membuat header dan footer, silakan kunjungi artikel Tutorial Membuat Header dan Footer di Ms.Word ini. Selamat mencoba!

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Artikel Terkait

Baca Juga

Tinggalkan komentar